De Zapier automation tool uitgelegd

Algemeen

De automatiseringstool Zapier werkt met zaps die je zelf kan instellen. Deze zaps kunnen verschillende apps en diensten aan elkaar koppelen om een slimmere workflow te creëren en je veel tijd te besparen. Maar dat geeft nog steeds geen duidelijk antwoord op de vraag: Wat is Zapier precies? In deze blog bespreken we wat Zapier is, hoe het werkt, wat de voordelen daarvan zijn en hoe je hiermee begint. Verder wordt er aan het einde van de blog nog extra tips gegeven.

Wat is Zapier en hoe werkt het?

Zapier is een online tool waarmee diverse apps met elkaar gekoppeld kunnen worden. Hierdoor worden veel werkzaamheden die eerst handmatig uitgevoerd moesten worden nu geautomatiseerd afgehandeld via Zapier. De tool werkt met ‘zaps’. Een zap is een proces dat automatisch wordt uitgevoerd. Deze hoef je dus maar één keer in te stellen. Elke zap bevat ‘triggers’ en ‘actions’. Een trigger is een gebeurtenis die de zap activeert. Denk bijvoorbeeld aan een klant die een Facebook Lead Form heeft ingevuld. Een action is hetgeen dat de zap uitvoert als reactie op de trigger. Afhankelijk van je ingestelde koppeling zorgt Zapier er dan bijvoorbeeld voor dat jouw e-mailsoftware een specifieke mail uitstuurt.

De voordelen van Zapier

Maar wat zijn dan precies de voordelen van Zapier? Hieronder beschrijf ik kort welke voordelen Zapier voor jou als gebruiker heeft.

Meer tijd

Dankzij Zapier zijn veel werkzaamheden die voorheen nog handmatig moesten nu volledig geautomatiseerd. Denk aan bijvoorbeeld webinar inschrijvers; deze hoeven nu niet langer eerst geëxporteerd te worden vanuit het webinar programma om ze vervolgens weer te importeren in de autoresponder. Automatisering zorgt zo voor meer tijd om te werken aan andere zaken zoals mailtjes beantwoorden, sales, nieuw personaal aannemen en nog veel meer!

Meer tevreden klanten

Je houdt nu meer tijd over voor andere werkzaamheden, waardoor de kwaliteit van je werk ook omhoog gaat. Omdat de kwaliteit van je werk omhoog gaat, betekent dit dat de klanttevredenheid van jouw klanten ook bevorderd wordt. Dit is natuurlijk een cruciaal aspect voor alle bedrijven die te maken hebben met klanten.

Meer focus en rust

Vanwege de automatisering heb je nu naast meer tijd, ook meer focus en rust. Dit komt doordat je met minder factoren rekening hoeft te houden en aan minder zaken hoeft te denken. Je hoeft bijvoorbeeld geen binnenkomende leads te monitoren, inschrijvingen handmatig te verwerken, of binnenkomend verkeer op je website te controleren. Die focus en rust kan je vast goed gebruiken.

Meer opties

Zapier werkt samen met meer dan 3000 apps en voegt elke week nieuwe opties toe. Het heeft voor elk bedrijf interessante mogelijkheden die zeker de moeite waard zijn om uit te proberen. Omdat Zapier meer dan 3000 apps ondersteunt weet je bijna zeker dat er geschikte tools tussen zitten die jouw bedrijf helpen. Denk aan veel gebruikte tools zoals MailChimp, Facebook Lead Ads, Google Sheets, Twitter en nog veel meer. Klik hier voor de volledige lijst van mogelijke integraties.

Hoe gebruik ik Zapier?

Om Zapier te gebruiken moet je eerst een account aanmaken. Je kan je hier aanmelden met een gratis account. Met het gratis account kan je Zapier inzetten voor 100 taken per maand. Houdt er rekening mee dat een taak anders is dan een zap; iedere keer dat een zap wordt afgevuurd, dan wordt de zap door Zapier gevraagd om een taak uit te voeren. Dit betekent dat een zap die eenmaal per dag wordt gebruikt telt voor ongeveer 30 taken per maand. Het is ook mogelijk om een betaald abonnement te nemen, waardoor je meer taken per maand kan gebruiken. Ik raad aan om in eerste instantie te beginnen met een gratis account om te kijken wat je hier allemaal mee kan doen.

Extra tips

Verder deel ik graag nog wat extra tips voor Zapier. Deze zijn als volgt:

Controleer eerst met welke systemen jouw bedrijf werkt en of het mogelijk is om de gewenste systemen met elkaar te koppelen zonder Zapier.
Als dit niet het geval is, controleer dan eerst of deze gewenste koppeling met Zapier wel mogelijk is en of Zapier een samenwerking heeft met de betreffende app.
Nadat je een zap hebt gemaakt, ga er dan niet zomaar vanuit dat je deze zap correct hebt ingesteld, maar test deze altijd voor de zekerheid. Dan weet je zeker dat het goed gaat.
Test de zap om de zoveel tijd, ook als je deze al een keer eerder hebt getest.